Meeting-Kultur verbessern: Tipps für eine effiziente Meeting-Kultur

Die Basis für erfolgreiche Veränderungen innerhalb eines Unternehmens ist eine passende Strategie. Das betrifft verschiedene Bereiche – von der Personalbeschaffung, über das Marketing bis hin zur Digitalisierung. Wie eine Studie feststellte, ist die Strategieentwicklung neben optimalen Entscheidungen stark davon abhängig, wie sich die Menschen während des Prozesses fühlen. Dabei spielt die Stimmung im Raum eine wichtige Rolle für das Treffen von Entscheidungen. Sie können diese positiv beeinflussen, indem Sie Ihre Meeting-Kultur verbessern. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie eine effiziente Meeting-Kultur gestalten sowie implementieren und welche Werbeartikel unterstützend wirken können.

Merkmale einer effizienten Meeting-Kultur

Eine klare sowie vorab definierte Agenda ermöglicht Ihnen gezielte Diskussionen innerhalb eines Arbeitstreffens. Dabei werden Entscheidungen über Themen wie die Zuteilung von Ressourcen, die Festlegung von Verantwortlichkeiten, die Priorisierung von Projekten oder die Anpassung von Zeitplänen getroffen und die nächsten Schritte festgelegt. Dies funktioniert jedoch nur gut, wenn der Zweck des Treffens von Anfang an klar erkennbar ist. Des Weiteren sollten im Zuge einer agilen Meeting-Kultur ausschließlich relevante Personen teilnehmen, die fokussiert beim Thema bleiben und aktiv mitwirken. Wichtige Beschlüsse und Aufgaben zu dokumentieren hilft Ihnen dabei, Ihre Meeting-Kultur zu verbessern, indem Sie Verantwortlichkeiten bestimmen. Für eine effiziente Meeting-Kultur halten Sie Zeitrahmen strikt ein und überprüfen regelmäßig, ob Ihre vereinbarten Abläufe noch passend sind, oder ob es bereits Zeit ist, Veränderungen an der Meeting-Struktur Ihres Unternehmens vorzunehmen.

Einfluss der Atmosphäre auf strategische Entscheidungen

Die Studie der City University London beobachtete das strategische Projektteam einer elektronischen Bank über 18 Monate hinweg. Dafür wurden Interaktionen innerhalb des Teams per Video aufgezeichnet, Workshops zur strategischen Entscheidungsfindung angeboten sowie Interviews mit Teilnehmern geführt. Unterstützt durch die Beobachtung der Interaktion im Team lieferte die Studie interessante Erkenntnisse, die Sie im Folgenden lesen.

Einfluss der Atmosphäre

Die Atmosphäre innerhalb einer Gruppe wirkt sich darauf aus, wie die Meeting-Teilnehmer miteinander sprechen und interagieren. Sie beeinflusst außerdem, wie eine Strategie verstanden wird. Vorsichtig waren Teilnehmer bei einer nachdenklichen Stimmung, streitlustig und nicht kompromissbereit bei angespannter oder sogar ablehnender Stimmung. War die Atmosphäre zwischen den Teilnehmern hingegen neugierig, fühlten sie sich frei, neue Strategien zu erarbeiten.

Änderungen der Atmosphäre

Die Studie fand heraus, dass sich die Stimmung zwischen Personen in einem Arbeitsumfeld sehr schnell verändern kann. Ausgelöst wird dies durch subtilste Anpassungen hinsichtlich des Tonfalls, der Sprache und der Körpersprache. Mit Umstellung dieser Elemente reagierten die Probanden direkt anders auf in einem Meeting geäußerte Ideen. Es häufen sich so lange Momente der Unstimmigkeit, bis ein Kipppunkt erreicht ist.

Kollektive Sinnfindung

Wie die Atmosphäre wahrgenommen wird, ist der gefühlsbetonte Hintergrund für eine Entscheidungsfindung untereinander. Diese wird entweder ermöglicht oder eingeschränkt.

Schritte zur Einführung einer agilen und effizienten Meeting-Kultur

Ausgehend von den bereits thematisierten Studienergebnissen und den wichtigsten Merkmalen für ein Arbeitstreffen im Zuge einer effizienten Meeting-Kultur zeigen wir Ihnen im Folgenden, wie Sie Ihre Meeting-Kultur verbessern können.

1. Analyse der bisherigen Meeting-Kultur

Im ersten Schritt ist es ratsam, den Ist-Zustand bezüglich der Arbeitstreffen in Ihrem Unternehmen zu ermitteln. Über Umfragen, Feedbackrunden und die Analyse von Protokollen können Sie diesen unkompliziert erfassen. Auf diese Weise ist es Ihnen möglich, Schwachstellen zu erkennen und auszumachen, wie sich die Meeting-Kultur verbessern lässt.

2. Ziele und Regeln festlegen

Eine effiziente Meeting-Kultur basiert vor allem auf der passenden Struktur. Darum sollten Sie ein paar wichtige Aspekte festlegen. Darunter Regeln für die Teilnahme, Regeln hinsichtlich des zeitlichen Rahmens und Bestimmungen für mögliche Alternativen, falls etwas angepasst werden muss, um Ziele weiterhin zu erfüllen. Am allerwichtigsten ist es, dass Sie unnötige Treffen vermeiden.

3. Abholen der Mitarbeiter

Nur wenn die Teilnehmer wissen, wie sie ein Meeting effektiv gestalten können, stellt sich eine agile Meeting-Kultur ein. Aus diesem Grund ist es ratsam, die Mitarbeiter dazu abzuholen, warum die Meeting-Kultur zu verbessern ist und wie das geschehen soll. Schulen Sie auch aktiv hinsichtlich der Moderation, der Kommunikation und des Zeitmanagements. Nutzen Sie diesen Schritt, um zu verdeutlichen, wie wichtig es ist, sich im Arbeitsalltag aktiv zu beteiligen und konstruktiv Feedback zu geben. Motivierte Mitarbeiter tragen die Veränderung gern mit.

4. Struktur der Besprechungen überarbeiten

Mittels der Erkenntnisse über den Ist-Zustand können Sie Ihre Termine nun neu strukturieren, um letztendlich Ihre Meeting-Kultur zu verbessern. Für eine effiziente Meeting-Kultur legen Sie am besten eine Agenda, Zeitpunkte für Diskussionen und Entscheidungen sowie Bestimmungen für den Abschluss der Zusammenkunft fest. Visualisierung und digitale Anwendungen unterstützen Sie bei der Einhaltung der erarbeiteten Struktur.

5. Feedbackmechanismen einführen

Geben Sie Besprechungsteilnehmern regelmäßig die Möglichkeit, Feedback zu übermitteln, beispielsweise per Beantwortung einer Umfrage oder per Durchführung einer Retrospektive. Dank dieser Rückmeldungen können Sie bei Problemen schnell reagieren und diese lösen. Das Feedback kann für Sie auch der Anlass sein, Anpassungen vorzunehmen und so Ihre Meeting-Kultur zu verbessern.

6. Umgebung einrichten

Wie Sie bereits wissen, übt die Atmosphäre direkten Einfluss auf Entscheidungen innerhalb der Strategieentwicklung aus. Auch bei kreativen Meetings sind positive Einflüsse denkbar, sodass es für alle Arten von Besprechungen lohnenswert ist, die passenden Umstände zu schaffen. Sie profitieren von der Einrichtung der idealen Beleuchtung, Technik oder Sitzgelegenheit, denn das Wohlbefinden während der Besprechung fördert die agile Meeting-Kultur.

7. Technologien und Tools nutzen

Videokonferenzen, Apps zur Aufgabenverwaltung, digitale Whiteboards und mehr sorgen für eine agile Meeting-Kultur und liefern ausreichend Möglichkeiten, um selbst die komplexesten Sachverhalte darzustellen. Dabei ist es jedoch sehr wichtig, dass Sie genau abwägen, ob die Technologie wirklich unterstützt, oder ob sich das Thema auch kompakter darstellen, beziehungsweise bearbeiten ließe.

8. Dokumentation sicherstellen

Entwickeln Sie ein für Ihr Unternehmen funktionierendes System, nach dem Sie die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aufgaben am Ende einer Besprechung festhalten. Auf diese Weise sehen Sie, dass Ihre Meetings zu messbaren Ergebnissen führen, welche Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt unkompliziert nachverfolgen können.

9. Bewusstsein für regelmäßige Prüfung der Meeting-Kultur

Der Einfachheit halber sollten Sie schon zu Beginn festlegen, wie und wann Richtlinien für Meetings in Ihrem Unternehmen überprüft werden sollen. Denn sind Meetings hinsichtlich ihrer Dauer, Häufigkeit und Struktur nicht mehr effizient, sollten genau diese Faktoren schnellstmöglich angepasst werden. Die regelmäßige Überprüfung garantiert nicht nur reibungslose Abläufe, sondern erlaubt es ebenso flexibel auf Veränderungen zu reagieren.

Wie können Werbemittel die Meeting-Kultur verbessern?

Raumatmosphäre

Ein positives Umfeld erhöht die Motivation und die Bereitschaft miteinander zu arbeiten, was die beste Grundlage für eine effiziente Meeting-Kultur ist. Eine solche Atmosphäre gelingt durch Pflanzen, helle Farben, Wandkalender mit Bildmotiven und Aufsteller mit positiven Botschaften. Um den Eindruck abzurunden, setzen Sie auf entsprechende Dekoration in Form von Sitzkissen, gebrandeten Getränke-Untersetzern, Beleuchtung, oder Bilderrahmen.

Plakate können unter anderem an die wichtigsten Verhaltensweisen für Arbeitstreffen erinnern. Dazu gehören Punkte wie die Einhaltung des zeitlichen Rahmens, der respektvoller Umgang miteinander oder das Arbeiten mit Fokus.

Ausstattung

Die Meeting-Kultur verbessern Sie außerdem, wenn Sie Ziele und Agenden visuell darstellen. Das hilft dabei, sie besser zu erfassen und die Besprechung mit Klarheit und Fokus anzugehen. Optionen sind zum Beispiel Poster oder mit Kernpunkten versehene Haftnotizen.

Arbeitsmittel mit Logo wie Schreibgeräte und Schreibblöcke können das Gefühl der Zugehörigkeit zum Team und zum Unternehmen stärken. Die Belegschaft arbeitet so gerne zusammen und engagiert sich in Terminen, was gut für die agile Meeting-Kultur ist.

Ebenso nützlich können Geschirr, Obstschalen und Snacks für längere Termine sein. Auch Türschilder, welche die Besetzung des Raumes anzeigen, oder Putztücher zur Erhaltung der Sauberkeit sollten als unterstützende Werbeartikel in Betracht gezogen werden.

Fazit:

Die Kombination aus positiver Atmosphäre, strukturierten Abläufen und unterstützenden Werbeartikeln fördert eine effiziente und agile Meeting-Kultur. Die Zufriedenheit der Teilnehmer und somit ihre Effektivität wird durch das Umsetzen der empfohlenen Schritte deutlich gestärkt. Werbeartikel können dabei die Motivation während einer oder für eine Besprechung neu entfachen. Um von all diesen Aspekten langfristig zu profitieren, sollten Sie nicht vergessen, Ihre Meeting-Kultur regelmäßig zu evaluieren. So können Sie sie gezielt verbessern und Besprechungen produktiv halten.