So planen Sie im Sommer ein gelungenes Event für Mitarbeiter

Nach einem dunklen Winter und einem wechselhaften Frühling, zieht es uns im Sommer wieder vermehrt nach draußen. Gehen Sie auf dieses Bedürfnis ein, können Sie Ihren Mitarbeitern eine schöne Veranstaltung bereiten, die ihnen ein Stück Lebensqualität und -freude zurückzubringt. Planung ist dabei das A und O. Wir zeigen Ihnen die besten Tipps für ein wirklich gelungenes Mitarbeiter-Event.

Warum sind Mitarbeiter-Sommerfeste und andere Veranstaltungen wichtig?

Die Durchführung von Veranstaltungen ist entscheidend für das Employer Branding und den Aufbau Ihrer Arbeitgeber-Marke. Sie profitieren davon, dass Events für Mitarbeiter den Teamgeist und den Zusammenhalt stärken. Nutzen Sie die Gelegenheit und fördern Sie ein positives Arbeitsumfeld sowie eine gute Arbeitsatmosphäre und machen Sie Ihre Unternehmenskultur auf diese Weise direkt erlebbar. Schaffen Sie Erinnerungen und positive Erfahrungen, die Ihre Mitarbeiter mit Ihnen als Arbeitgeber verbinden. Kollegen lernen sich auf dem Event außerhalb des Arbeitskontextes kennen und vernetzen sich, was zu einer besseren Zusammenarbeit führen kann. Sommerfeste für Mitarbeiter und ähnliche Veranstaltungen drücken außerdem Wertschätzung und Anerkennung aus, wodurch Mitarbeiter weiter motiviert werden und eine stärkere Bindung zum Unternehmen aufbauen.

Welche Fragen sollten Sie sich stellen, wenn Sie ein Firmenevent planen?

Wollen Sie ein Sommerfest für Ihre Mitarbeiter auf die Beine stellen, gibt es zahlreiche größere wie kleinere Aspekte zu beachten. Um nichts zu verpassen, stellen Sie am besten Überlegungen basierend auf den folgenden fünf Fragen an.

Aus welchem Anlass veranstalte ich das Mitarbeiter-Event?

Feiern Sie ein Jubiläum, ein Teamevent, einen Feiertag oder möchten Sie die Freiluft-Saison einläuten? Abhängig von der Veranstaltung leiten sich die Dekoration, Musik, der Dresscode und die Verpflegung ab.

Benötige ich für die Umsetzung externe Dienstleister?

Je größer das Event ist, desto mehr Hilfe von anderen benötigen Sie bei der Ausführung. Externe Dienstleister unterstützen Sie beispielsweise beim Catering, bei der Livemusik oder der Kinder-Unterhaltung, aber auch in Bezug auf die Ausstattung der Location mit Biertischgarnituren, Liegestühlen oder Geschirr. Fragen Sie rechtzeitig an.

Wer steht auf der Gästeliste?

Die Anzahl der geladenen Gäste kann variieren, je nachdem, ob sich die Mitarbeiter-Veranstaltung an einen bestimmten Personenkreis richtet, wie beispielsweise bei einem Betriebsausflug, oder ob es ein öffentliches Event wird. Abhängig von der Gästeanzahl planen Sie die Bewirtung, die Anzahl der Stühle, die Größe der Tanzfläche usw. Kennen Sie die konkrete Personenanzahl nicht, dann vergleichen Sie mit ähnlichen Veranstaltungen, z.B. Sommerfeste für Mitarbeiter, aus der Vergangenheit und schätzen Sie.

In welchem Zeitraum findet das Event statt?

Handelt es sich um eine Abendveranstaltung oder soll das Event für Ihre Mitarbeiter am Tag stattfinden? Oder wird das Open Air sogar mehrere Tage hintereinander zelebriert? Abhängig von der Tageszeit ändern sich die Bedürfnisse der Gäste: Morgens erwarten sie in der Regel Kaffee und belegte Brötchen bei einem gemütlichen Vormittagsprogramm, abends punkten Veranstalter mit Grillgut und alkoholischen Getränken bei stimmungsvoller Livemusik.

Welche Location ist für Ihr Event geeignet?

Wenn Sie ein Firmenevent planen, gibt es hinsichtlich der Location wichtige Faktoren zu beachten, so etwa die Wasserversorgung, die Anzahl der Toiletten, Schlecht-Wetter-Möglichkeiten usw. Für Firmenfeste mit den Familien der Mitarbeiter lohnt sich vielleicht ein angeschlossener Spielplatz. Ist Ihnen eine bestimmte Location wichtig wie beispielsweise der Biergarten Ihres eigenen Restaurants, dann schneiden Sie die Gästezahl auf die Größe der Location zu.

Die Location als Grundpfeiler für ein gelungenes Mitarbeiter-Sommerfest

Diese Checkliste gibt eine Orientierung bei der Location-Suche. Prüfen Sie, ob die Außenanlagen, die Sie für eine Veranstaltung nutzen wollen, alle Voraussetzungen erfüllen:

1. Größe: Planen Sie neben den Sitzmöglichkeiten zusätzlichen Platz zum Tanzen, für ein Buffet, für den Raucherbereich und fürs Unterhaltungsprogramm ein. Ihre Mitarbeiter möchten das Event genießen, achten Sie also darauf, dass diese beispielhaft genannten Zonen nicht zu nah beieinander liegen und sich Ihre Gäste zum Beispiel entspannt unterhalten können, ohne von lauter Musik oder tanzenden Kollegen gestört zu werden.
2. Wasserversorgung: Wenn Sie ein Firmenevent planen, ist die Gewährleistung von ausreichend Trinkwasser ein echtes Muss. Beachten Sie außerdem die gültige Trinkwasserverordnung (TrinkwV 2023), damit die entsprechenden gesetzlichen und technischen Vorgaben erfüllt sind.
3. Toiletten: Gemessen an der Gästezahl müssen ausreichend WC-Anlagen zur Verfügung stehen. Diese sollten jederzeit nutzbar, leicht zu erreichen, gut zugänglich und entsprechend gekennzeichnet sein.
4. Fluchtwege: Obwohl das Event in positivem Licht erstrahlen soll, kann es immer unvorhergesehene Notfälle geben. Achten Sie also darauf, dass die Location jeder Mitarbeiter-Veranstaltung über ausreichend Flucht- und Rettungswege verfügt.
5. Schlecht-Wetter-Möglichkeiten: Planen Sie auch einen Wolkenbruch ein. Gibt es auf der gewählten Location die Möglichkeit sich bei einem Schauer unterzustellen?

Was machen wir bei Regen? Events für Mitarbeiter mit Weitsicht planen

Nicht nur der April macht, was er will. Auch im Sommer kann das Wetter kurzfristig umschlagen. Deswegen sollten Sie stets einen Regen-Notfall-Plan in petto haben. Optimal ist natürlich eine Ausweichmöglichkeit in geschlossene Räume. Aber auch verschiedene Schirmsysteme, Sonnensegel und Pavillons können gut Abhilfe schaffen. Parktisch ist hierbei vor allem, dass Schirm und Co. auch vor starker Sonne schützen.

Hier ein paar nützliche Tipps

1. Achten Sie bei Pavillons darauf, dass diese sich manuell an allen Seiten schließen lassen oder aber von einer oder mehreren Seiten dauerhaft geschlossen sind.
2. Wählen Sie wasserabweisende Sonnensegel.
3. Setzen Sie auf festinstallierte Schirme, die sich auch von starken Windböen nicht zu Fall bringen lassen.
4. Kommt es tatsächlich zum befürchteten Regenguss, nehmen Sie es mit Humor und reaktivieren Sie die gute Laune Ihrer Gäste mit „Regen-Hits“ wie „Dancing in the rain“ (Ruth Lorenzo), „Umbrella“ (Rihanna) oder „It’s raining men“ (The Weather Girls).

Mobiliar und Dekoration: das Mitarbeiter-Sommerfest perfekt in Szene setzen

Neben Sonnenschirmen und solchen gegen Regen gehören vor allem passende Sitzgelegenheiten zum Must-have-Mobiliar.

Als praktische Lösung haben sich Biertisch-Garnituren bewährt, an denen viele Menschen gleichzeitig essen, trinken und zusammensitzen können. Eine stilvolle Alternative zu diesen klassischen Biertischen bieten einzelne, kleine Tische mit Stühlen. Diese bieten den Gästen etwas mehr Bewegungsfreiheit. Auch Stehtische sorgen für ein stimmungsvolles Ambiente. Eine komfortable und vielerorts gern genutzte Ausstattung für Mitarbeiter-Events sind Liegestühle. Die coolen Hingucker vermitteln das lässige Gefühl einer Beach-Party. Auch die Handhabung und Organisation ist sehr praktisch.

Die Vorteile von klappbaren Liegestühlen im Überblick:

1. Leicht aufzustellen und zu verstauen
2. in geringen Liefermengen bestellbar
3. individuell bedruckbar mit Logo/Spruch – Wiedererkennungswert garantiert

Eine stimmige Dekoration rundet die Location schließlich perfekt ab. Hier gilt bei Sommerfesten für Mitarbeiter und ähnlichen Veranstaltungen fast immer: Weniger ist mehr. Denn eine Open-Air-Veranstaltung schafft Leichtigkeit und einen ungezwungenen Rahmen inmitten der Natur. Zu viel Deko ist also in vielen Fällen fehl am Platz. Sie können sich bei der Gestaltung am Anlass der Veranstaltung orientieren (z. B. bunte Servietten mit Tiermotiven für eine Familienveranstaltung).

Hier ein Überblick über einfache, aber effektive Dekorations-Möglichkeiten, die quasi immer passen:

1. frische Blumen oder kleine Gestecke
2. Kräuter-Töpfe oder Lavendel
3. farbenfrohe Girlanden
4. Luftballons

Für den Abend:

1. Lampions
2. Lichterketten
3. Windlichter auf den Tischen
4. Fackeln (Achtung, offene Feuerstellen nie unbeaufsichtigt lassen!)

Essen & Trinken: der kulinarische Open-Air-Genuss

Greifen Sie auch beim Thema Verköstigung auf einem Sommerfest für Mitarbeiter das vorangegangene Sprichwort „Weniger ist mehr“ auf. Statt Gourmet-Küche erwarten Gäste je nach Anlass in der Regel einfache Gerichte wie Bratwurst und Pommes.

Übersicht der Dos und Don’ts hinsichtlich der Essensauswahl bei Outdoor-Events:

Dos

1. Eine kleine Auswahl an gängigen „Klassikern“ (z.B. Bratwurst, Pommes, Crêpes)
2. Ein oder zwei vegetarische Alternativen
3. Frisch zubereitete Gerichte
4. Wartenummern vergeben und ausrufen, um zusätzliche Schlangen zu vermeiden.
5. Eine übersichtliche Geschirr-Rückgabe für Teller, Gläser und Besteck organisieren
6. Wenn es sich nicht vermeiden lässt, auf schmale Pappteller setzen (z. B. für Pommes), Bratwurst einfach in Brötchen und Serviette ausgeben.

Don'ts

1. Zu lange Speisekarten überfordern sowohl die Gäste als auch das Personal
2. Bereits erkaltete Speisen, Microwellen-Food, abgepacktes Essen
3. Alle Gäste am Stand auf das Essen warten lassen
4. Geschirr und Besteck aus Plastik, denn hier gibt es gute umweltfreundliche Alternativen wie Koziol-Produkte

Ähnlich wie für die Speisen gilt auch für die Getränke: Lieber eine kleinere Auswahl anbieten. Fassbier, jeweils eine Sorte Rot- und Weißwein, ggf. Prosecco und eine kleine Auswahl an Softdrinks ist meist völlig ausreichend. Und für Sie als Veranstalter besser planbar. Ein gängiger Hit auf Sommer-Partys ist zudem eine leckere Bowle oder hausgemachte Limonade.

Gastronomen, die Ihre Outdoor-Location direkt an der Gaststätte anliegen haben, sind bei der Planung der kulinarischen Verköstigung natürlich klar im Vorteil. Ansonsten kann die Beauftragung eines externen Caterers eine gute Lösung sein.

Unterhaltung: So sorgen Sie für Stimmung!

Neben dem leiblichen Wohl ist auch die Unterhaltung der Gäste von großer Bedeutung. Für eine Veranstaltung am Tag, bei der Familien erwartet werden, stellen Sie ein Programm für Kinder auf die Beine. Gerade im Freien gibt es hier zahlreiche Möglichkeiten wie etwa das Aufstellen verschiedener Spielgeräte, einer Seifenblasenmaschine usw. Welche Unterhaltung kommt beim erwachsenen Publikum gut an? Ob Teamevent, öffentliche Veranstaltung oder Familien-Party – setzen Sie auf Livemusik! Dabei eignen sich sowohl ein DJ als auch eine Band. Achten Sie darauf, dass die Musikauswahl zum Anlass und den Gästen passt.

Zu einem gelungenen Sommerfest gehören verschiedene Aktivitäten, welche die Interessen der Mitarbeiter ansprechen. Sportliche Wettbewerbe wie etwa Staffellaufen oder Sackhüpfen fördern die Interaktion zwischen den Kollegen. Ist es für starke Bewegung zu warm, erfüllt ein spannendes Quizduell denselben Zweck. Auch interessant sind kreative Workshops, die über das Erlernen handwerklicher Fertigkeiten oder künstlerische Betätigung das individuelle Engagement und die Selbstentfaltung der Mitarbeiter auf der Veranstaltung fördern. Für das ganz besondere Mitarbeiter-Sommerfest gibt es auch ausgefallenere Ideen, darunter gemeinsames Kochen oder ein Barista-Workshop als kleine Nebenevents der Veranstaltung.

Sollten Sie sich unsicher sein, ob Ihre Mitarbeiter wirklich an den Event-Aktivitäten teilnehmen werden, regen Sie sie doch einfach über kleine Preise zum Mitmachen an. Beliebt sind Klassiker wie Fruchtgummi, Kugelschreiber, USB-Sticks oder Give-aways, zu denen Anti-Stressbälle, Schlüsselanhänger oder Baumwolltaschen gehören.

Möchten Sie nichts dem Zufall überlassen, dann können Sie die Erfahrungen vorheriger Events berücksichtigen und nach der Veranstaltung beispielsweise eine Umfrage starten, um das nächste Firmenevent noch besser planen zu können. In Bezug auf die Aktivitäten erhalten Sie so einen guten Blick darauf, was funktioniert und was nicht.

Tipp: Vergessen Sie bei all den Aktivitäten aber nicht, auch einen entspannten Lounge-Bereich als Ausgleich einzurichten.

Seien Sie auf dem Mitarbeiter-Sommerfest für alles gewappnet

Da Insektenstiche, ein Sonnenbrand oder Kopfschmerzen das Vergnügen solcher Veranstaltungen für Mitarbeiter schnell trüben können, empfehlen wir Ihnen, neben einem klassischen Erste-Hilfe-Kasten am besten folgende Goodies parat zu haben:

1. Kopfschmerztabletten
2. Mittel gegen Insektenstiche und kleinere Verletzungen
3. Alle Gäste am Stand auf das Essen warten lassen
4. Kühlpads
5. Sonnencreme

Fazit:

Veranstaltungen für Mitarbeiter sind eine Chance, um positive Erinnerungen zu schaffen und die Bindung der Mitarbeiter zum Unternehmen, sowie deren Motivation zu steigern. Dazu trägt auch das Vernetzen außerhalb des Arbeitskontextes bei, welches die Zusammenarbeit im Unternehmen erleichtert. .

Die Flexibilität bei der Planung und die Integration verschiedener Aktivitäten gewährleistet eine abwechslungsreiche sowie attraktive Veranstaltung für Mitarbeiter. Mit diesen Tipps wird Ihre Open-Air-Veranstaltung zum unvergesslichen Erlebnis für alle Teilnehmer.